Mencatat data absensi karyawan

Sistim pencatatan absensi dalam software MyPayroll bisa menggunakan 4 cara yaitu:

-          Input secara manual absensi karyawan perhari

-          Import data absensi dari excel

-          Import data absensi dari mesin

-          Generate otomatis absensi kehadiran semua karyawan

Import data absensi dari excel

Proses import data absensi dari file microsoft excel harus mengikuti kolom-kolom yang disediakan dalam template file excel (absensi.xls), kolom tersebut meliputi Nip, Tanggal, TimeIn, TimeOut, TimeInOt,TimeOutOt dan Status.

Setelah file excel tersedia anda bisa melakukan proses import lewat tombol desktop Import Absensi from excel.

Untuk memulai proses import data absensi dari file excel anda klik tombol Upload XLS File, nanti akan tampil formulir untuk import file excel.

*pastikan file excelnya sudah di buka terlebih dahulu dan nampak di layar sebelum tekan tombol Load

Setelah tampil dan berhasil ambil data dari excel yang sedang terbuka aktif, klik tombol Proses untuk mulai memasukan ke database.

Import file DAT mesin absensi (fingerprint)

MyPayroll bisa mengambil data file mesin absensi / fingerprint yang berupa output filenya DAT.

Tentunya persiapkan file DAT yang dihasilkan oleh mesin absensi kemudian copy ke flashdisk.

·        
Dari menu desktop anda klik Import File DAT

·         Setelah tampil formulir untuk memilih file data, silahkan klik tanda panah, kemudian pilih nama file data yang telah anda copy ke flasdisk dari mesin absensi

·         Kemudian klik tombol Load selanjutnya sistim akan membaca isi file DAT tersebut dan ditampilkan kedalam table, silahkan dicek sebelum disimpan

·         Ditabel bawah adalah NIP_ID yang tidak terdaftar didalam master karyawan, silahkan cek NIP_ID ini di master karyawan mungkin belum diisi di data karyawan dengan nomor NIP_ID ini.

·         Apabila sudah yakin benar maka silahkan tekan tombol Save, selanjutnya sistim akan menyimpan file data ini sebagai data absensi yang bisa anda lihat dengan menekan tombol Absensi kemudian mengadakan edit atau koreksi secara manual.

Generate Otomatis Data Absensi

Prose menciptakan data absensi karyawan bisa dilakukan secara otomatis dengan cara generate otomatis dengan asumsi semua karyawan dianggap masuk setiap harinya, anda hanya perlu mengedit data status absent apabila karyawan itu overtime, pulang cepat, alpha, sakit dan lain sebagainya.

Dari menu desktop anda bisa klik tombol Generate Absensi, kemudian akan tampil proses untuk generate untuk periode tertentu atau untuk department tertentu.

Tekan tombol Next akan tampil tampil criteria lain yang harus diisi periode dan jam kerja kemudian tekan tombol Proses

Edit Data Absensi

Data absensi yang masuk dapat anda edit secara manual dengan clik tombol Absensi kemudian input kritera pencarian data absensi, setelah itu double klik pada baris yang anda ingin ubah data absensinya secara manual

Pilih periode absensi dan nomor induk karyawan yang akan di cari kemudian tekan tombol Refresh untuk melihat data absensi.

Setelah tampil maka table absensi bebas untuk diedit secara manual, dibawah ini adalah keterangan tentang kolom dan fungsi untuk table absensi diatas:

-          TimeIn, TimeOut        : adalah jam masuk dan jam keluar

-          OtIn, OtOut                : adalah jam awal overtime dan jam keluar overtime

-          Not OT                        : adalah fungsi untuk menghapus data overtime pada baris yang bersangkutan, dan kolom TimeOut akan diupdate dengan kolom OtOut

-          Split Day                     : adalah untuk menandai bahwa baris ini berada diantara dua tanggal yang berbeda

-          Del                              : berfungsi untuk menandai baris ini akan dihapus ketika menekan tombol simpan

-          Hari Libur                   : berfungsi untuk mengubah baris ini sebagai hari libur dan menghitung ulang overtime calculation / TTC 1 s/d 4

-          TTC 1 s/d 4                 : adalah hitungan factorial untuk overtime calculation yang nanti dijumlahkan sebagai kolom amount

Kemudian tekan tombol Save untuk menyimpan data absensi yang diedit secara manual ini kedalam sistim.

Tombol Print berfungsi untuk mencetak data absensi ini.

Anda bisa mengedit data absensi dengan ini dengan double klik pada baris yang bersangkutan maka akan tampil form input untuk mengedit data absensi.

Setelah data absen masuk selanjutnya anda akan membuatkan slip gaji diberikan kepada karyawan.